Maîtriser son temps et gérer ses priorités

Objectifs

– Optimiser l’utilisation de son temps selon ses priorités
– Mettre en place une organisation efficace au quotidien
– S’approprier des outils de communication pertinents en gestion du temps (Outlook)

Programme

Sa relation au temps

– Comprendre son mode de fonctionnement : réactivité et pro activité
– Clarifier sa manière de structurer le temps sur un plan chronologique et psychologique
– Connaître son biorythme pour gagner en efficience et optimiser son énergie
– Comprendre et gérer sa relation au stress et à la pression

Diagnostic de sa gestion du temps

– Analyser son emploi du temps sur des journées représentatives de son activité
– Repérer ses « voleurs de temps », ses sources d’inefficacité et de pression
– Identifier ses contraintes internes et externes à son environnement de travail

Le temps au service de ses priorités : Gérer ses objectifs et ses priorités

– Clarifier sa mission et définir ses objectifs professionnels
– Identifier ses activités à haute valeur ajoutée
– Clarifier ses priorités dans l’urgence, dissocier l’urgence de l’importance
– S’approprier des outils de planification

Développer des attitudes efficaces en agissant sur le temps relationnel

– Renforcer l’efficacité des temps d’échange et choisir le bon canal de communication
– Apprendre à gérer les interruptions et se protéger des sollicitations excessives
– Développer une communication assertive

Optimiser la gestion de sa boîte mails (en lien avec la demi-journée Outlook)

– Quel emailer suis-je ?
– Adopter les bonnes attitudes et méthodes dans l’utilisation de sa boite mail

Mettre en place de nouveaux outils et des tactiques anti-procrastination

– Repérer les changements de comportements à instaurer
– S’engager et se faire accompagner pour gagner en efficacité dans la durée

Mettre en place une organisation via Outlook (Microsoft Office 365)

– Utiliser et personnaliser la barre d’outils
– Écrire et mettre en forme un message efficace, créer des modèles pour gagner du temps
– Organiser sa messagerie, en intégrant des dossiers et sous dossiers et les alimenter grâce à des règles
– Lire, classer, supprimer les messages, prioriser les e-mails importants
– Gérer le flux des e-mails
– Éliminer automatiquement les e-mails parasites ou mangeurs de temps
– Afficher, appréhender le calendrier et gérer sa journée : créer et enregistrer une entrée, un RDV, répondre à une invitation
– Mettre en place un travail collaboratif : partage de calendrier, créer des groupes de contact,
– Intégrer des tâches afin d’optimiser sa journée ou celle de ses collègues

De la théorie à la pratique

– Construire son plan d’actions
– Prioriser les actions
– Planifier de façon réaliste via Outlook
– Définir les critères de performance
– Positionner les étapes de contrôle