Réussir ses réunions en face-à-face et à distance

Objectifs

– Maîtriser des outils simples et des méthodes pratiques de conduite de réunion à distance et en face à face
– Appréhender les différences entre réunions digitalisées et réunions présentielles
– Développer son leadership pour animer efficacement une réunion

Programme

Immersion dans le contexte de la réunion

– Être attentif au fond & à la forme de la formation qui donne des clés d’animation tout au long de la journée
– Accepter un rôle, accepter la prise de risque : parallèle entre l’animation et jouer une pièce de théâtre (invitation, lutte contre l’ennui, posture, ton…)
– Maintenir l’attention : chiffres clés sur l’attention des cadres en réunion

La préparation souvent bâclée mais pourtant levier de réussite d’une réunion efficace

– Préparer : construire sa réunion le plus précisément possible. Arriver “préparé” et savoir ce qu’on attend de cette réunion : objectifs définis, Timer & rythmer, choix des participants…
– Inviter : préciser au maximum (Ordre du jour, type de réunion, attendus des participants/contributeurs…)
– Introduire : accueillir les participants, introduire le sujet, contextualiser
– Focus sur la digitalisation des réunions : Qu’est ce qui est différent, ce qui est identique, ce qui manque…

La conclusion : souvent bâclée mais pourtant levier de réussite d’une réunion efficace

– Conclure et synthétiser
– Comprendre l’importance de garder du temps pour conclure
– Comment organiser le découpage de la réunion pour conserver ce temps ?
– Comment conclure (outil, délégation…) ?

Organiser la suite

– Comment créer une suite à la réunion ?
– Distribuer les tâches (outil & posture)
– Engager les équipes

Faire le compte-rendu

– Est-il indispensable ?
– Comment le faire ? Qu’en attendre ?
– Focus sur les réunions digitalisées : Qu’est ce qui est différent, ce qui est identique, ce qui manque

Les différents types de réunion et les animations

– Connaître les différents types de réunion (informative, recueil, collaborative ou décisionnelle) et adapter le temps et l’animation en cohérence

La conduite de réunion en présentiel : des difficultés partagées

– Partir des difficultés effectivement rencontrées et se remémorer une réunion délicate
– Chaque participant explique de façon synthétique sa réunion
– Les participants posent des questions ouvertes pour creuser le sujet et amener le collègue à trouver des améliorations
– Focus sur les réunions digitalisées

Techniques et outils de communication (L’ennéagramme ou méthode DISC)

– Comment gérer un conflit ou une contradiction ?
– Comment gérer un élément perturbateur ?
– S’appuyer sur les ressources